1.1 ALLFUNKTSIOON: JUHTIMINE

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

1.1-1/

Struktuur ja koosseis

sekretär-asjaajaja

alatine

Ei ole tekkinud dokumente

1.1-2/

Peadirektori üldkäskkirjad

haldusjuht

alatine

1.1-3/

Lähetuste käskkirjad

sekretär-asjaajaja

7 a

1.1-4/

Registridokumendid ja põhimäärus

haldusjuht

alatine

1.1-5/

Tegevusaruanne

sekretär-asjaajaja

alatine

1.1-6/

Nõupidamiste protokollid

sekretär-asjaajaja

10 a

1.1-7/

Kirjavahetus juhtimise üldküsimustes

sekretär-asjaajaja

5 a

1.1-8/

Hädaolukorraks valmisoleku seadusest tulenev kirjavahetus

sekretär-asjaajaja

5 a

1.1-9/

HTM käskkirjad, kirjavahetus

sekretär-asjaajaja

5 a

2.1. ALLFUNKTSIOON: ASJAAJAMINE JA ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

2.1-1/

Peadirektori üldkäskkirjade register

sekretär-asjaajaja

alatine

2.1-2/

Majanduslike huvide deklaratsioonide register

haldusjuht

5 a

AvTS § 35 lg 1 p 12 ja 13

Rahvusarhiivi 01.12.2005 hindamisotsus nr 674. Koos maj. huvide deklaratsioonidega

2.1-3/

Töölepingute register

haldusjuht

50 a lepingu lõpetamisest

AvTS § 35 lg 1 p12

koos töölepingutega

2.1-4/

Töövõtulepingute/võlaõiguslike lepingute register

pearaamatupidaja

10 a

koos töövõtulepingutega

2.1-5/

Majanduslepingute register

sekretär-asjaajaja

10 a

elektrooniliselt

2.1-6/

Töötõendite register

haldusjuht

10 a

elektrooniliselt

2.1-7/

Personalikäskkirjade register

haldusjuht

50 a

koos personalikäskkirjadega

2.1-8/

Puhkusekäskkirjade register

sekretär-asjaajaja

7 a

elektrooniliselt

2.1-9/

Lähetuskäskkirjade register

sekretär-asjaajaja

7 a

elektrooniliselt

2.1-10/

Tööraamatute ja nende vahelehtede register

haldusjuht

50 a

2.1-11/

Atesteerimislehtede register

haldusjuht

25 a

25 a pärast ametniku atesteerimislehe asjaajamises lõpetamist

2.1-12/

Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni käskkirjade register

haldusjuht

25 a

2.1-13/

Aktide register

sekretär-asjaajaja

alatine

2.1-14/

Pitsatite ja templite register

sekretär-asjaajaja

alatine

2.1-15/

Vapipitsatite näidised

sekretär-asjaajaja

alatine

2.1-16/

Kirjavahetus asjaajamisega seotud küsimustes

haldusjuht

5 a

2.1-17/

Sissetulnud/väljaläinud kirjade register

sekretär-asjaajaja

10 a

2.1-18/

Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktid

haldusjuht

10 a

peadirektori puhul alatiselt

2.1-19/

Kirjavahetus väljastatud tõendite ja õiendite küsimustes

haldusjuht

5 a

AvTS § 35 lg 1 p 11-15

personalialased tõendid

2.1-20/

Asjaajamisega seotud aruandlus

haldusjuht

5a

elektrooniliselt

2.1-21/

Arhiivinimistud ja muud kirjeldused

sekretär-asjaajaja

asutuse tegevuse lõpuni

2.1-22/

Arhivaalide loetelu (register)

sekretär-asjaajaja

avalikku arhiivi üleand-mise või hävita-miseni

2.1-23/

Arhivaalide laenutamise register

haldusjuht

10a

2.1-24/

Dokumentide olemikontrolli aktid

haldusjuht

10a

2.1-25/

Dokumentide mahakandmise-hävitamise aktid

haldusjuht

10a

2.1-26/

Arhivaalide üleandmise-vastuvõtmise aktid

haldusjuht

10a

2.1-27/

Arhivaalide hindamisotsuste ärakirjad ja hävitamise aktid

haldusjuht

10a

2.1-28/

Kirjavahetus avaliku arhiiviga

haldusjuht

10 a

2.1-29/

Kirjavahetus teatise väljastamise kohta (teatise, väljavõtete ärakirjad või koopiad jm)

haldusjuht

5 a

AvTS § 35 lg 1 p 12; IKS § 4 lg 2 p 8

2.1-30/

Teabenõuete register

sekretär-asjaajaja

5 a

elektrooniliselt

2.1-31/

Protokollide register

sekretär-asjaajaja

10 a

elektrooniliselt

2.1-32/

Väärteoasjade register

sekretär-asjaajaja

10 a

elektrooniliselt

2.2. ALLFUNKTSIOON: INFOHALDUS

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

2.2-1/

Keeleseaduse ja teiste keelekasutust sätestavate õigusaktide täitmise järelevalve andmebaas

järelevalvejuht-peainspektor

Alatine

AvTS § 35 lg 1p 12

2.2-2/

Tarkvara kasutusjuhendid

järelevalvejuht-peainspektor

Tarkvaraga loodud dokumentide säilitustähtaja lõpuni

2.2-4/

Andmekogude ühendamise, laiendamise, likvideerimise dokumendid

7 a

2.2-6/

Kirjavahetus IT küsimustes

sekretär-asjajaja

5 a

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

3-1/

Väärteoasjad

järelevalvejuht-peainspektor

10a

AvTS § 35 lg 1p 12

3-2/

Kontrollaktid

järelevalvejuht-peainspektor

10a

AvTS § 35 lg 1p 12

3-3/

Ettekirjutused, ettekirjutus-hoiatused ja täitekorraldused

järelevalvejuht-peainspektor

10a

AvTS § 35 lg 1 p 12

3-6/

Kirjavahetus järelevalveküsimustes

järelevalvejuht-peainspektor

10a

AvTS § 35 lg 1 p 12

3-7/

Kaebused ja avaldused

järelevalvejuht-peainspektor

5a

AvTS § 35 lg 1 p 12

3-8/

Reklaamide kooskõlastused

järelevalvejuht-peainspektor

3a

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

4-1/

Kirjavahetus õigusalastes küsimustes (kohtuasjad)

sekretär-asjaajaja

5a

AvTS § 35 lg 1 p12 ja lg 2 p 4

4-4/

Sotsiolingvistika bibliograafia ja analüüs

nõunik

5a

4-6/

Keeleekspertiisid

nõunik

10a

4-7/

Teabenõuded, avaldused ja märgukirjad

sekretär-asjaajaja

5a

AvTS § 35 lg 1 p 12

5.1. ALLFUNKTSIOON: FINANTSEERIMINE

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

5.1-1/

Kirjavahetus eelarve ja finantseerimise küsimustes

pearaamatupidaja

7 a

5.2. ALLFUNKTSIOON: RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

5.2-1/

Aastaaruanne koos lisadega

pearaamatupidaja

alatine

Rahvusarhiivi hindamisotsus 02.02.2010, nr 53

5.2-2/

Raamatupidamise aruanded

pearaamatupidaja

7 a

H RA HO 02.02.2010

5.2-3/

Palgakontokaardid

pearaamatupidaja

50 a

AvTS § 35 lg 1 p 12

sama

5.2-4/

Töövõtulepingud

pearaamatupidaja

10 a

AvTS § 35 lg 1p 12

sama

5.2-5/

Pearaamat (käibed ja saldod)

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-7/

Kassadokumendid

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-8/

Pangadokumendid

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-9/

Riigikassaga arvlemise dokumendid

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-10/

Erisoodustuste maksude arvestus

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-11/

Palgaarveldused

pearaamatupidaja

7 a

AvTS § 35 lg 1p 12

sama

5.2-12/

Arvlemine deebitoride ja kreeditoridega

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-13/

Aruandvate isikute majanduskulude aruanded

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-14/

Lähetuskulude aruanded

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-15/

Põhivara arvestus

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-16/

Bilansiväliste varade arvestus

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-17/

Varade inventeerimisaktid

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-18/

Kirjavahetus raamatupidamisalastes küsimustes

pearaamatupidaja

5 a

sama

5.2-19/

Volitused ja nende register

sekretär-asjaajaja

5 a

sama

5.2-20/

Kogumispensioni teatised

pearaamatupidaja

5 a

sama

5.2-21/

Väärteootsuste trahvide laekumise teated

pearaamatupidaja

7 a

sama

5.2-22/

Töövõimetuslehtede koopiad ja saatekirjad haigekassale (ravikindlustuse dokumendid)

pearaamatupidaja

7 a

AvTS § 35 lg 1p 12

sama

5.3. ALLFUNKTSIOON: MAJANDAMINE JA HANGETE KORRALDAMINE

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

5.3-1/

Varade üleandmise-vastuvõtmise aktid

haldusjuht

7a

5.3-2/

Vastuvõetud tööde aktid

haldusjuht

10a

5.3-3/

Lepingud

haldusjuht

10 a lepingu lõppemisest

AvTS § 35 lg 1 p 17

5.3-4/

Kirjavahetus haldus- ja majandusküsimustes

haldusjuht

5 a

5.3-5/

Kirjavahetus riigihangete küsimustes

haldusjuht

7 a

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

6-2/

Isikutoimikud

haldusjuht

50 a

AvTS § 35 lg 1 p 12

6-3/

Isikukaardid

haldusjuht

50 a töölepingu lõpetamisest

AvTS § 35 lg 1 p 12

Lisatakse isikutoimikutesse

6-4/

Avalike teenistujate teenistuslehed

haldusjuht

Ametiasutuses kuni teenistusest vabastamiseni

AvTS § 35 lg 1 p 12

75 a Riigikantselei poolt hoiule võtmisest, jooksvalt hoitakse isikutoimikutes

6-5/

Töölepingud

haldusjuht

50 a töölepingu lõpetamisest

AvTS § 35 lg 1 p12

6-6/

Kollektiivleping

haldusjuht

10 a uuega asendamisest

6-7/

Personalikäskkirjad

haldusjuht

50 a

6-8/

Ergutuste ja distsiplinaarkaristuse määramise käskkirjad ja korraldused koos alusmaterjalidega (seletuskirjad jms) jt. dokumendid

haldusjuht

7 a

6-9/

Puhkuste käskkirjad koos ajakavaga

haldusjuht

7 a

6-11/

Kirjavahetus töö- ja teenistussuhete küsimustes

haldusjuht

5 a

6-12/

Kirjavahetus ametnike teenistuslehtede küsimustes

haldusjuht

5 a

6-13/

Avalike konkursside korraldamisega seotud kirjavahetus

haldusjuht

3 a

6-14/

Aruandlus personali küsimustes

haldusjuht

5 a

6-15/

Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni esimehe käskkirjad

haldusjuht

25 a

6-16/

Konkursi- ja atesteerimiskomisjoni otsused, protokollid

haldusjuht

25 a

AvTS § 35 lg 1 p 12

6-17/

Ametnike atesteerimislehed

haldusjuht

25 a

AvTS § 35 lg 1 p 12

25 a pärast ametniku atesteerimislehe asjajamises lõpetamist

6-18/

Kirjavahetus atesteerimisega seotud küsimustes

haldusjuht

5a

6-19/

Komisjonide moodustamise käskkirjad

haldusjuht

7a

6-20/

Majanduslike huvide deklaratsioonid

haldusjuht

5a

AvTS § 35 lg 1 p 12

Rahvusarhiivi 01.12.2005 hindamisotsus nr 674

6.1. ALLFUNKTSIOON: PERSONALI KOOLITUSE KORRALDAMINE

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

6.1-1/

Koolitusplaan

haldusjuht

3 a

6.1-2/

Dokumendid koolituse arvestuse kohta

haldusjuht

5 a

6.1-3/

Koolituslepingud

haldusjuht

10 a lepingu lõppemisest

6.1-5/

Kirjavahetus töötajate koolituse küsimustes

haldusjuht

5 a

6.2. ALLFUNKTSIOON: TÖÖTERVISHOIU JA TÖÖOHUTUSE KORRALDAMINE

Sarja tähis

Dokumendiliigi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

6.2.-1/

Töökeskkonna tegevuskava

haldusjuht

10 a

6.2-2/

Töökeskkonna ohutegurite mõõtmise protokollid, riskianalüüsid ja sisekontrolli aktid, ettepanekud jm dokumendid

haldusjuht

10 a uue riskianalüüsi läbiviimisest

6.2-3/

Tööinspektori ettekirjutused

haldusjuht

5 a

6.2-4/

Tervisekontrollile kuuluvate isikute nimekiri ja aktid tervisekontrolli tulemuste kohta

haldusjuht

55 a

AvTS § 35 lg 1 p 11;
IKS § 4 lg 2 p 3

6.2-5/

Ravikindlustuse dokumendid

sekretär-asjaajaja

7 a

AvTS § 35 lg 1 p 11;
IKS § 4 lg 2 p 3

6.2-6/

Tuleohutuse inspekteerimise- ja kontrollaktid

haldusjuht

10 a

6.2-7/

Kirjavahetus töötervishoiu ja tööohutuse küsimustes

haldusjuht

5 a

Sarja tähis

Dokumendi/sarja nimetus

Vastutav ametnik

Säilitus-tähtaeg

Juurdepääsupiirang

Märkused

7-1/

Finantsmajandusliku tegevuse revideerimise aktid ja materjalid

sekretär-asjaajaja

10 a

7-2/

Siseauditi strateegilised ja aasta tööplaanid

sekretär-asjaajaja

10 a

7-3/

Siseauditi toimikud

sekretär-asjaajaja

10 a

AvTS § 35 lg 2 p 3

7-4/

Siseauditi kvartali- ja lõpparuanded, riigikontrolli aruanded

sekretär-asjaajaja

alatine

Rahvusarhiivi 02.02.2010 hindamisotsus nr 53

7-5/

Kirjavahetus järelevalve küsimustes

sekretär-asjaajaja

7 a